Modalità di erogazione
La valutazione della richiesta
L’Ufficio Relazioni Esterne e Segreteria della Fondazione ha il compito di verificare la regolarità delle domande e la rispondenza ai requisiti stabiliti dal Regolamento dell’attività istituzionale.
Un esame più approfondito servirà poi a valutare:
- il contenuto;
- il coinvolgimento di altri soggetti (sia per quanto riguarda l’organizzazione che il finanziamento);
- i beneficiari del progetto/attività;
- gli obiettivi che si intendono raggiungere;
- le risorse necessarie alla realizzazione del progetto;
- i tempi necessari all’organizzazione ed allo svolgimento dell’attività.
Oltre a queste linee generali di analisi, vengono poi considerati alcuni aspetti più specifici, quali:
- l’esperienza maturata dal soggetto richiedente;
- l’esperienza degli eventuali altri soggetti coinvolti o che finanziano il progetto;
- l’entità di altri eventuali finanziamenti oltre a quello richiesto alla Fondazione;
- il rapporto costi-benefici;
- eventuali pareri esterni;
- le attività di comunicazione relative al progetto ed all’intervento della Fondazione.
La delibera del contributo
Tutte le domande, una volta ottenuto il parere favorevole dell’Ufficio Relazioni Esterne e Segreteria, vengano sottoposte al parere preventivo del Direttore Generale e poi alle determinazioni del Consiglio Direttivo o del Presidente, secondo le rispettive facoltà.
La delibera può confermare il contributo richiesto o proporne uno di misura superiore o inferiore rispetto a quello richiesto in sede di presentazione della domanda.
La valutazione del Consiglio Direttivo è insindacabile. Sia in caso di delibera positiva che negativa, la Fondazione comunica all’Ente richiedente l’esito della delibera tramite lettera.
Il soggetto beneficiario è tenuto a comunicare tempestivamente in forma scritta alla Fondazione:
- i cambiamenti inerenti al progetto in questione (quali ad esempio tempi, risorse, etc.);
- le modifiche relative all’organizzazione della propria istituzione/ente;
- la non accettazione del contributo.
Nel caso di modifiche e/o cambiamenti, la Fondazione, a seguito di un’attenta valutazione dei punti di cui sopra, si esprime in merito alla conferma o meno del contributo deliberato prima del verificarsi delle variazioni sopra indicate.
L’erogazione del contributo
Il contributo viene di regola erogato al termine del progetto.
Il Consiglio Direttivo con la delibera di approvazione del progetto, può disporre l’erogazione, in via anticipata, al massimo del 50% della somma stanziata, salvo casi particolari adeguatamente motivati.
L’utilizzo del contributo e decadenza del rapporto
La delibera di assegnazione del contributo ha una validità di tre mesi a partire dalla data riportata nella lettera in cui viene comunicata la delibera stessa al soggetto proponente.
A seguito del pagamento del contributo, è necessario inviare all’Ufficio Relazioni Esterne e Segreteria della Fondazione la ricevuta del pagamento stesso.
Il contributo deve essere destinato esclusivamente al finanziamento del progetto approvato dalla Fondazione e per il quale era stata inviata la domanda.
La Fondazione, salvo motivata giustificazione che deve essere accolta dal Consiglio Direttivo, può procedere alla revoca dei finanziamenti da erogare e/o all’eventuale recupero del contributo elargito, nei seguenti casi:
- verifica di risultati non corrispondenti a quelli prefissati;
- perda dei requisiti richiesti al beneficiario per la presentazione della domanda.
In caso di risoluzione del rapporto, la Fondazione è esclusa da qualsiasi responsabilità nei confronti di terzi destinatari di impegni assunti dal beneficiario.
La rendicontazione obbligatoria
La Fondazione si riserva la facoltà di monitorare periodicamente l’andamento degli interventi.
In particolare, per i progetti che hanno una durata complessiva di realizzazione pari o superiore a 3 mesi (contando sia l’organizzazione che lo svolgimento dell’attività) e a cui è stato attribuito un contributo da parte della Fondazione pari o superiore ad euro 20.000, è necessario presentare una rendicontazione trimestrale alla Fondazione sullo stato di avanzamento dell’attività. Nello specifico, la suddetta relazione deve contenere:
- i dati relativi alla tempistica suddivisi per fasi progressive di realizzazione;
- il prospetto riepilogativo dei costi sostenuti, per ogni singola fase, con eventuale confronto ed analisi rispetto al preventivo di spese in allegato alla richiesta (anche in relazione all’uso specifico del contributo erogato dalla Fondazione);
- le soluzioni proposte/adottate ad eventuali problemi o ritardi dell’organizzazione/attuazione del progetto.
Il documento avrà una consistenza adeguata all’entità ed alla complessità del progetto, oltre che allo stato di avanzamento dell’attività.
Ogni erogazione, deve essere documentata dal beneficiario. In particolare, alla conclusione dell’iniziativa, dovrà essere presentata alla Fondazione, da parte del soggetto beneficiario del contributo, una relazione conclusiva che permetta di valutare la rispondenza tra gli obiettivi preposti ed i risultati raggiunti. Nello specifico, si prega di indicare:
- attività realizzate;
- raggiungimento del target prefissato;
- rispetto della pianificazione temporale;
- analisi delle spese sostenute (allegando i prospetti riepilogativi), con eventuale confronto ed analisi rispetto il preventivo di spesa presentato alla Fondazione in sede di domanda;
- motivazione di eventuali scostamenti rispetto al piano originale e valutazione della soluzione alle problematiche eventualmente incorse.
Infine, si prega di allegare alla relazione copia del materiale promo-pubblicitario e, ove possibile, anche copia di eventuale materiale fotografico, video e cartaceo relativo al progetto, nonché copia della eventuale rassegna stampa.
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